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5 dicas para ser mais produtivo e diminuir as distrações

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Há uma grande diferença entre “ser ocupado” e “ser produtivo”. Sobretudo, para ser mais produtivo não significa que você deva apenas estar trabalhando muito, fazendo muitas tarefas. Mas sim, trabalhando nas tarefas certas, otimizando seu tempo e poupando recursos.

Assim sendo, é preciso termos em mente de que não devemos permanecer ocupados e cessar essa sensação de que sempre temos algo a fazer. Logo, o planejamento é o caminho certo para evitar a procrastinação e tornar o dia mais produtivo.

Você já deve ter dito ou ouvido a famosa frase: “Estou muito ocupado hoje”. Mas, ao final do dia, revendo todas as tarefas que foram feitas até então, observa que não fez o tanto que imaginava. Contudo, sente-se exausto e nenhum pouco produtivo.

No entanto, você sabe o que pode estar lhe atrapalhando para ter um dia produtivo? As diversas distrações a nossa volta podem ser um dos grandes motivos. Sim, pois aquela “rápida olhadinha no celular” faz com que perca o foco e deixe para depois a tarefa que estava executando.

E tudo isso causa uma enorme perca de tempo!

Entretanto, ao usar suas horas corretamente e focar na qualidade da realização de atividades importantes, ainda terá tempo para cuidar de si mesmo. Pois, as horas de lazer e descanso são fundamentais para o bem-estar físico e mental. Além de melhorar o desempenho e poder planejar melhor suas próximas metas.

Contudo, você sabe como pode ser mais produtivo e evitar distrações que te impeçam de otimizar seu o tempo? Então, confira:

5 dicas para ser mais produtivo e diminuir as distrações

5 dicas para ser mais produtivo

1º Planejar

O planejamento é a base para que você organize as tarefas e verifique quais são prioritárias para aquele momento.

Contudo, tenha sempre em mãos algum planner, agenda, caderno, bloco de notas, aplicativo de anotações no celular, tablet ou computador. Pois, eles são ótimos para registrar uma ideia ou tarefa que lhe surge de repente, e que podem ser facilmente esquecidas.

Eu gosto de organizar minhas tarefas por semana e, consequentemente, as atividades de cada dia. Logo, isso me permite que não concentre todas as coisas importantes para fazer em um único dia.

Há diversas ferramentas que podem lhe ajudar com essa etapa. Entretanto, uma que me chamou bastante atenção, e com uma interface bem bacana para se planejar, é o Trello. Com ele é possível gerenciar seus projetos e tarefas de forma rápida e organizada.

Assim como no método Kanban, a ferramenta contém um mural dividido em seções (“A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”) que podem ser alteradas conforme suas necessidades. Além disso, você pode organizar as tarefas do mês todo e visualizá-las com o formato calendário. Vale a pena conferir essa ferramenta!

2º Priorizar tarefas (fazer o que requer mais tempo)

Quando estiver elaborando seu planejamento indique quais são as tarefas mais importantes. Logo, você deverá organizá-las e as realiza-las conforme seus respectivos prazos de entrega/conclusão.

Portanto, não deixe para resolver tudo em cima da hora. Além dos trabalhos prioritários, você também deve se atentar ao tempo que levará para executá-los. Evite ficar adiando tarefas que exijam tempo, pois isso fará com que você realize um trabalho de má qualidade, além do estresse e desconforto que poderá causar caso não consiga cumpri-lo.

Há atividades diárias que acabam tornando-se um hábito, ou seja, quando você percebe, já foram feitas. Sendo assim, se tiver algo para fazer, faça imediatamente e fique livre o quanto antes.

3º Controlar o tempo

Para que seu dia seja produtivo é preciso controlar o tempo de cada tarefa que irá realizar. Isso é importante para não perder muitas horas em uma atividade e saturar os momentos de descanso com outras obrigações. Contudo, o contrário também é válido, pois a perca de tempo com atividades distrativas poderá acarretar no não cumprimento de trabalhos importantes.

Para lhe ajudar com esse processo, você pode usar a Técnica Pomodoro. Basicamente, você precisará apenas de um cronômetro ou despertador (pode ser do celular mesmo) e as anotações com as tarefas. No qual, ao trabalhar em uma tarefa que exija bastante tempo para finalizá-la, você divida-a em intervalos curtos e programados.

  • Exemplo:

Selecione uma tarefa de sua lista e dedique 25 minutos para fazê-la, evitando quaisquer distrações (redes sociais, conversas etc.).

Então, faça uma pausa de 5 minutos para relaxar e fazer o que quiser.

Depois, inicie mais um pomodoro (25 minutos executando a tarefa + 5 minutos de pausa).

Faça esse processo até completar 4 pomodoros, e depois uma pausa de 30 minutos.

Caso a tarefa seja completada em menos de 25 minutos, use o tempo restante para rever assuntos relacionados a ela.

Entretanto, não use esse período com outras distrações, espere o período programado.

5 dicas para ser mais produtivo e diminuir as distrações

4º Organizar o ambiente de trabalho

Outra forma de evitar distrações é trabalhar ou estudar em um local organizado e sem ruídos e conversas. Por isso, tenha um espaço para seu home office. Mas, lembre-se de manter seus materiais e a mesa de trabalho sempre em ordem.

Procure não deixar os papeis espalhados, prefira arquivos digitais ou cadernos para anotações. Além disso, deixe os objetos que mais usa em locais de fácil acesso, otimizando ainda mais o tempo.

5º Ter um aplicativo para evitar distrações

Apesar de o celular ser um grande vilão da produtividade, quando usado da forma certa ele pode lhe auxiliar com a realização das tarefas. Dessa forma, há diversos aplicativos que contribuem para o planejamento, organização, otimização do tempo e evitar distrações. Tais, como:

  • AppDetox – aplicativo para restringir a quantidade de vezes que poderá abrir determinado aplicativo e bloquear seu uso em um horário específico.
  • Freedom – serve para bloquear os sites que atrapalham a concentração e a produtividade.
  • TeuxDeux – com ele é possível criar uma lista de tarefas a fazer, categorizá-las e separá-las por ordem de importância.
  • Toggl – com esse app é possível medir o tempo o tempo gasto em cada tarefa e dividir seus projetos. Além disso, visualizar em forma de gráfico as informações obtidas e verificar melhor o tempo gasto para cada atividade.

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6 Comentários

  1. E

    Desculpe, eu tinha enviado um comentário. que saiu com a palavra errada. Mas você é maravilhosa nas
    postagem. Parabéns, Amei e sucesso⚘